La guía de los siete consejos en esta ocasión, está dedicada al valioso tiempo en las reuniones de oficina. Trabajar, trabajar y trabajar. Pero nunca hay tiempo para jugar. ¿O si? Para todos aquellos que resienten demasiadas juntas y muy poco tiempo para lo demás, esta es una guía rápida de cómo hacer más llevaderas las reuniones de trabajo. Cuando lo convoquen a una reunión próximamente, llévese esta lista.
1. Convoque a todos
Si es usted quien convoca a la reunión, invite a todos los participantes posibles. La justificación es sencilla: Pueden surgir temas que les afecten o interesen a los demás. Por ejemplo, en una reunión para reducir costos en el área de ventas, invite a los encargados de mercadotecnia y ventas, así como a sus colaboradores. También a la gente de producción, bodega, mantenimiento y recepción. No acepte un “tengo mucho trabajo” por respuesta. Dígales que su trabajo también es estar informados. Refleje en sus invitaciones a toda la jerarquía, desde el Director General, pasando por Gerentes, hasta personal que no sea de la compañía, si es necesario.
Si no es usted quien convoca, invite a otros de todos modos. Puede comentarlo con anticipación al jefe, aunque no es necesario. Ya que estén en la sala de juntas diga: “invité a Rosita del conmutador, porque tiene algo importante que compartirnos”. Nadie se atreverá a correrla, una vez que esté ahí.
Ahora la parte divertida. Asegúrese de que todos participen. Verá como todos dan su opinión. Aunque ni siquiera sepan de qué están hablando. Mueva la cabeza afirmativamente mientras simula tomar notas de las opiniones de ellos. Aunque en realidad, usted esté escribiendo la lista del supermercado. Sí, la reunión durará horas, pero todos estarán informados.
2. Sea espontáneo
Algunos expertos, como Glenn Ebersole, del Renaissance Group Inc., recomiendan preparar siempre una agenda u orden del día para las reuniones y enviarla con anticipación a los participantes. En realidad, esto es mucho trabajo y muy pocos leerán el documento antes de entrar a la reunión.
Si de todos modos tiene agenda, sáltesela sutilmente con frases como: “Esto no estaba incluido en la agenda, pero me parece importante señalar…” y comience a hablar de lo mal cuidado del césped, o del bache en el estacionamiento, aunque la reunión sea sobre planeación estratégica.
Esto le da frescura a la reunión y todos se olvidan por unos momentos del tema principal. Con suerte, usted iniciará una discusión en la que los demás darán su opinión sobre las macetas, la minifalda de la chica de recepción, el cliente alcohólico que no quiere pagar y otros temas mucho más divertidos que la planeación estratégica.
3. Informe, Hable, Opine
En muchas reuniones de trabajo no existe un moderador evidente. Asígnese usted ese papel. Su trabajo será monopolizar la palabra en la reunión y de vez en cuando dejar hablar sólo a su círculo cercano de colaboradores, al tiempo que bloquea las participaciones de sus enemigos (si cometió el error de invitarlos). Y tendrá dos grandes ventajas al hacer esto. 1. Demostrar su alta capacidad para el trabajo, ensalzando sus virtudes y resultados y 2. Evidenciar las fallas en los demás.
¿Alguien cometió el error de nombrar a un moderador en su reunión, y no es usted? No se preocupe, todavía puede hacer algo. Participe todo el tiempo. Levante la mano y comience a hablar, no espere a que le cedan la palabra. Esto no es el Congreso de la Unión, y allí tampoco se esperan. Intervenga con un comentario apropiado o no, pero intervenga. Si ya tiene el uso de la palabra, no la suelte. Tenga a la mano un par de citas notables de Homero Simpson o del Tío Gamboín. Recuerde ese chiste picosón que aprendió en la secundaria. Déles un discurso largo, extenso y motivador. Lo odiarán por no dejar hablar a los demás, pero al menos no pasará desapercibido.
4. Interrupciones
Nada mejor que una buena interrupción para romper con la monotonía. “Me disculpan, pero llegó un cliente”. Que su asistente le pase llamadas, a usted y a cualquiera en la junta. Tome tres tazas de café bien cargado, con su efecto diurético. O deje encendido su celular con algún tono gracioso para llamadas y mensajes. Utilice su creatividad, siempre hay algo urgente que los demás están dispuestos a tolerar por el bien de la compañía.
Y cuando regrese, deje que todos lo noten. Pregunté en qué se quedó la reunión y oblíguelos a que le repitan los temas tratados durante su ausencia. Opine sobre esos asuntos también.
5. Lleve su Laptop
Si existe alguna herramienta que diga “soy un trabajador eficiente”, esa es la computadora portátil. Llévela a todas las reuniones para tomar notas, verificar información sobre lo que se está diciendo, leer el pronóstico del clima para el fin de semana, o revisar documentos pertinentes.
En ciertas empresas se permite el uso de los sistemas de mensajes instantáneos. ¿No le gustaría demostrar sus capacidades “multitask” al atender una reunión y al mismo tiempo “chatear” con sus ex – colegas de la universidad? Sólo apague el sonido de su computadora y verá como la reunión fluye libre y graciosamente sin apenas notarlo. ¿Sigue aburrida la sesión? Nada que no pueda solucionar un juego rápido de Solitario.
Sólo un consejo: tenga lista una hoja de Cálculo en segundo plano con notas y muchos numeritos y entrene sus dedos para las teclas Alt+TAB en caso de que alguien pase por atrás de su asiento.
6. La Feria de las Acusaciones
Probablemente esta sea la parte más entretenida de las reuniones. Seguramente ya le ha sucedido: surge un tema “caliente”, de esos errores que pocos se han atrevido a discutir en privado. Bueno, pues en las reuniones la gente tiende a discutir frente al jefe y los demás, lo que no se han dicho cuando están solos. Misterios de la psicología humana.
Si es el moderador y no está implicado en la situación, no los interrumpa. Déjelos que sigan y sigan en el juego de la papa caliente. Observe y diviértase: Gómez le pasa a Sánchez, Sánchez revira a Gómez quien hace un pase para Flores. Éste manda la papa a su equipo y así… Ya habrá tomado al menos 25 o 30 minutos de reunión y al final usted pondrá orden (pero no solución) con una frase como: “Me parecen interesantes las opiniones, pero pasemos a otro tema”. Y vuelva a encender la llama con otro asunto delicado.
7. Conclusiones y Tareas
Ya para terminar la reunión puede darse el caso de que alguien quiera llegar a conclusiones. ”¿Bueno y en qué quedamos?”. No lo permita, porque esto arruinaría la diversión en las siguientes juntas.
Dicen que una tarea sin fecha límite ni responsable es sólo un buen deseo. Encárguele al grupo muchas actividades, pero no a un persona específicamente, ni les diga para cuándo. Esto permitirá que en la próxima reunión (que será muy pronto) pueda regañar a todos por no hacer nada y revivir el juego del punto número seis con mayor detalle y pasión. Buenos deseos y pasión, ¿no se tratan de esos los negocios?
Las juntas no tienen porqué ser aburridas y desgastantes para usted. Si sigue estas recomendaciones, llegará el momento en que las reuniones sean tan improductivas, que dejarán de convocarlo a usted y a los demás divertidos. Sólo entonces se volverán reuniones valiosas y probablemente a usted lo despedirán por haberme hecho caso. Ojalá que no lo haga.
-/Juan E Sandoval
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