Imagine la escena: Está usted sentado leyendo la sección deportiva en el periódico, o los espectáculos, o el gustado Blog de Newsletter SKILLSA, cuando de pronto recuerda que no hay documento de planeación para lo que queda de este año. ¿Qué haría? ¿Se lo encarga a sus becarios o muchachos de servicio social, o sigue leyendo las noticias del Futbol?Sí, ultimamente se ha hablado mucho de lo importante de tener una planeación bien cuidada, y de cómo el establecimiento de metas le dan un rumbo a la empresa. Pero, ¿no es todo ello solamente para empresas grandes? ¿De qué le sirve a usted tener un documento que perfila las acciones futuras, si no sabemos que va a pasar el día de hoy, mucho menos mañana?
Sin embargo, si a pesar de todo no le queda a usted más remedio que realizar un proceso de planeación estratégica para su empresa, siga estos pasos para facilitar su tarea.
1. Mantener el Paradigma
“Aqui las cosas siempre se han hecho así”. Este es la idea con la que usted quiere iniciar su Planeación Estratégica. No a las nuevas ideas, no a las nuevas propuestas. Esta empresa es lo que es, porque siempre ha sido así. Tal vez usted se preguntará, ¿qué es un paradigma? Bueno, pues es una idea establecida tan profundamente en nuestra mente, que ya ni la cuestionamos, solo la aceptamos como natural. Por ejemplo: “No se puede confiar en ningún cliente”, o “la empresa se dedica a vender artículos de cuero”. Estas ideas sirven porque nos permiten funcionar en el mundo cotidiano sin ir re-evaluando cada paso que damos. Vale más tener continuidad que asumir riesgos innecesarios.
Aunque el hecho de tratar de romper los paradigmas puede ser útil para descubrir nuevas oportunidades de negocio, o para comprender los cambios en la industria y para hacer modificaciones que favorezcan a los clientes. La verdad es que esto toma mucho tiempo, uno tiene que tratar de “des-aprender” lo que toda su vida ha sido cierto y luego tratar de escuchar a los demás. ¿Cree usted que valga la pena el tiempo, el riesgo y el esfuerzo?
2. No tener Plan de Negocio
Algunas empresas ya llevan tanto tiempo funcionando, que consideran innecesario tener un plan de Negocio. El plan de negocio se asume sólo para nuevas empresas o emprendedores recién egresados de la Universidad. Sin embargo, el plan de negocio no es sólo eso, también sirve a las empresas establecidas si lo realizan anualmente. La planeación estratégica debe fundamentarse en esos documentos anuales que delinean los objetivos y acciones de la empresa en función de tres grandes áreas: Crecimiento de Mercado; Financiamiento Operativo; y Ajustes de Costos – Gastos. ¿No es así? Se supone que en dicho documento usted ha incluido sus objetivos de cuánto más van a vender, cómo financiarán el crecimiento o cómo saldrán de deudas, así como en qué areas tendrán que gastar un poco más y en qué areas un poco menos. ¡Pero por supuesto que usted tiene uno de estos!
Solo que no tiene por qué llevarlo a las reuniones de Planeación Estratégica, sólo complicaría las cosas, poniendo metas que probablemente nunca se alcanzarán. Esto sólo crearía frustración y decepciones entre usted y sus colaboradores.
3. No tener Plan de Ventas
Ahora bien, algunos locos además del plan de negocio, también tienen un plan de ventas, sólo que este es semestral o incluso cuatrimestral. ¿Bueno, pues cuando trabajan estas empresas?
El plan de ventas le permite tener metas de crecimiento de mercado, y su proceso facilita el análisis de las ventas y los clientes. Como todo plan, está sujeto a revisión y el hecho de que se realice con más frecuencia en realidad simplifica el proceso de ventas, porque nos da más control y nos brinda mejores registros sobre los resultados. Así podemos tomar acciones a tiempo en caso de notar algún bache en las ventas.
Llevar copias de estos documentos a las reuniones de planeación estratégica siempre es una buena idea, pero entonces toda la vida se nos iría en planeación, ¿o no?
4. Desconocer al Cliente
Hay dos tipos de planeación estratégica: la que genera frases y la que genera resultados. La segunda es más efectiva, pero requiere que usted conozca bien a su mercado. Si no tiene un plan de ventas, tampoco tendrá un buen plan estratégico. También tendría que tener estudios de mercado actualizados y analizados si quiere hacerlo bien. Usted sabe: Cómo son los clientes actuales, cada cuánto compran, cómo pagan, qué otros servicios o productos requieren.
Pero como lo más probable es que su último estudio de mercado lo realizó hace más de 2 años, brínquese este paso. Todavía puede llegar a tener una “Misión” bonita.
5. Desconocer los Flujos
¿Cuanto dinero entra mensualmente a la empresa? ¿Cuánto sale? ¿De qué tamaño es el costo financiero de sus operaciones? Esta información es imprescindible en el proceso de planeación estratégica. No usarla es como pretender que un médico opere sin conocer los signos vitales del paciente.
¿Significa que también el contador debe estar presente para realizar la planeación estratégica? Pues sí, pero... ¿tanta gente? Si no quiere invitarlo está bien. Puede que el paciente se muera, pero usted podrá usar la “Visión” de la empresa como epitafio. “Murió siendo la mejor empresa de servicios del centro del país. RIP”.
6. No incluya el Desarrollo Humano
Concéntrese en que la planeación estratégica dé como resultado solo frases bonitas. Una misión, una visión, unos objetivos generales. Usted sabe, me refiero a esas misiones que son tan generales y poco específicas pero que suenan tan bien: “serviremos a nuestros clientes y seremos los mejores”. No dicen nada, pero puede enmarcarlas, ¿verdad?
Incluir en la planeación estratégica los perfiles deseados de sus colaboradores, así como las acciones para capacitarlos y generar una cultura, son aspectos fundamentales en cualquier empresa. Pero también toman mucho esfuerzo y además, usted sabe que los empleados y trabajadores son seres humanos que se pueden ir con la competencia a cambio de un aumento de sueldo. Asi que, ¿para qué perder el tiempo?
7. Delegue la Planeación
Ya se lo insinué en el primer párrafo. Permita que todo el proceso de Planeación Estratégica lo realizen los muchachos del servicio social. O algún otro subordinado a quien le sobre tiempo. Estas cosas pueden tomar incluso meses si se hacen correctamente, pero solo producen unas cuantas lineas de misión y visión. No parece que valga la pena invertir tanto tiempo y recursos valiosos. Además, Chonita la de las copias organizó muy bien la fiesta sorpresa para el contador. Algo sabrá ella de planeación, ¿no?
La Planeación Estratégica es un conjunto de actividades que le corresponde al Director de la empresa. Por supuesto, si realiza bien la planeación Estratégica, invertirá recursos en ello, pero valdrá la pena. Mejor que una bonita misión, usted y su empresa tendrán un rumbo claro de su futuro, tomando en cuenta los cambios económicos recientes. No me haga caso en este artículo, mejor póngase a planear.
